Основные требования к публичному докладу.
Формы и механизмы представления информации в публичном отчете должны соответствовать ряду критериев. Основанием для их определения является специфика отчета, сочетающего в себе, как уже отмечалось, характеристики аналитического и информационно-презентационного материала.
Рассмотрим некоторые основные требования к тексту публичного отчета управляющего совета образовательного учреждения.
1. Структура отчета. Должна быть четкой и отражать логику отчета. Структура отчета представлена в содержании и включает разделы и подразделы. Подробное деление помогает читателю лучше ориентироваться в отчете и отделяет один сюжет от другого.
Информация по каждому из разделов представляется в сжатом виде, с максимально возможным использованием количественных данных, таблиц, списков и перечней. Текстовая часть каждого из разделов должна быть минимизирована, с тем, чтобы отчет, в общем, своем объеме был доступен для прочтения, в том числе обучающимися и их родителями. В заключение каждого раздела целесообразно сделать краткие итоговые выводы, обобщающие и разъясняющие приводимые данные. Особое значение имеет ясное обозначение по каждому из разделов отчета тех конкретных результатов, которых добился управляющий совет образовательного учреждения за отчетный год.
2. Язык отчета. Должен быть понятен достаточно широкой аудитории. Необходимо избегать специальной терминологии, используемой преимущественно в профессиональных сообществах (педагогов, экономистов, управленцев и др.). Если же термин используется по необходимости, то следует дать соответствующие разъяснения, пояснения в сносках. В некоторых случаях необходим тезаурус или глоссарий как приложение к отчету.
Всякая качественная оценка состояния дел в образовательном учреждении и роли управляющего совета в нем должна быть подтверждена доводами, представленными в доступной форме.
Следует избегать употребления аббревиатур, которые понятны и привычны для авторов, но представляют собой загадку для большинства читателей.
Иногда при подготовке отчетов используют фрагменты из подготовленных ранее текстов и справок. В этом случае необходимо провести редактирование с тем, чтобы обеспечить единство стиля и языка.
3. Наглядность. Для обеспечения доступности представляемых выводов для читателя отчета необходимо максимально использовать средства наглядности: графики, диаграммы, схемы, рисунки.
Иллюстрации в виде графиков и диаграмм позволяют:
· визуализировать представленные данные;
· наглядно представить тенденции развития системы;
· иллюстрировать выводы авторов отчета.
По возможности в тексте надо избегать перечислений большого объема цифровых данных. На основе, таким образом, представленной информации читателю трудно сделать необходимые выводы. В принципе для большинства субъектов, для которых готовится отчет важны не значения показателей сами по себе, а те тенденции, которые отражает их динамика или сопоставление со значениями по сопоставимым образовательным системам и т.п.
Лучшим вариантом является перевод числовых данных в графическую форму или замена соответствующего фрагмента аналитическим текстом с комментариями с отсылкой к таблице в тексте (если она небольшая) или в приложении (если таблица объемная).
В целом стоит ограничить использование в тексте таблиц. Непрофессиональный читатель не всегда может в полной мере воспринять информацию, которая представлена в табличной форме, особенно если таблица достаточно велика и в ней приведены не относительные данные (динамика, структура и т.п.), а абсолютные значения тех или иных показателей. Более того, опыт подготовки публичных отчетов показывает, что сами авторы-разработчики отчета, ориентируясь на табличную форму представления информации, могут неверно интерпретировать количественные данные и сделать ошибочные выводы.
Массивы количественных данных в таблицах могут быть в большинстве случаев заменены графиками. Часть необходимых таблиц рекомендуется помещать в приложении.
Таким образом, наглядность позволяет сделать текст отчета более понятным и доступным. Кроме того, наличие ярких цветных рисунков, схем, графиков, схем привлекает внимание к данному изданию, побуждает к знакомству.
Основная дизайнерская работа по оформлению отчета осуществляется, как правило, на стадии подготовки его к изданию. На этом же этапе осуществляется редактирование текста.